FAQ implementatie Khonraad (module Wth)

1. Is er een DPIA nodig en zo ja wat betekent dat voor de lokale besluitvorming?
De eventuele bestuurlijke besluitvorming in het college hoeft niet te wachten op de afronding van een DPIA. Een DPIA is procesgericht en had — gezien het hoge privacyrisico van de bestaande verwerking — in de huidige situatie al aanwezig moeten zijn; het uitvoeren of actualiseren ervan staat dan ook los van de keuze voor de module Wth. Veel van de daarvoor benodigde informatie is bovendien al beschikbaar via de verwerkersovereenkomst. Bijlage 1a beschrijft specifiek voor de Wet tijdelijk huisverbod de aard en doeleinden van de verwerking, de categorieën betrokkenen (verstrekkers en
ontvangers van gegevens) en de categorieën persoonsgegevens. Ook is daarin vastgelegd dat er voor
de gehele verwerking geen sprake is van doorgifte naar landen buiten de Europese Economische Ruimte.

Bijlage 2 beschrijft de getroffen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, onderbouwd
met certificering conform ISO 27001, NEN 7510 en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Daarnaast is in artikel 4.7 van de verwerkersovereenkomst vastgelegd dat Khonraad op verzoek altijd meewerkt aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een voorafgaande raadpleging als bedoeld in de artikelen 35 en 36 AVG. Aanvullend leveren wij desgevraagd graag informatie aan over mogelijke risico’s en de daarbij passende mitigerende maatregelen. Daarmee is een belangrijk
deel van het feitelijke fundament voor een DPIA al voorhanden.

Uiteindelijk is iedere organisatie zelf verantwoordelijk voor het bepalen of een (aanvullende) DPIA noodzakelijk is. Bestaande DPIA’s van andere organisaties kunnen hierbij als voorbeeld dienen. Indien gewenst kan een voorbeeld-DPIA worden opgevraagd via contact@rivob.nl.

2. Welke gegevens heeft Khonraad nodig om de module te implementeren?
▪ Mandaatbesluit (gemeenten) met betrekking tot het opleggen van een tijdelijk huisverbod.
- Volledig mandaat (HOvJ gemandateerd tot al dan niet opleggen van het huisverbod) 
- Halfmandaat (HOvJ gemandateerd tot het niet opleggen van het huisverbod als het RiHG dat
adviseert)
- Niet gemandateerd aan de HOvJ (burgemeester beslist zelf).

Zijn er geen mandaatbesluiten of worden deze niet aangeleverd? In dat geval gaat Khonraad uit van ‘niet gemandateerd’. Dit betekent dat de beslissing voor het opleggen van een tijdelijk huisverbod enkel door de burgemeester genomen mag worden.
▪ Gemeentelijke piketgegevens. Alleen aanleveren als deze afwijken van de piketgegevens zoals bekend en ingevoerd in de module Wvggz.
▪ Accountbeheerder. De accountbeheerder is diegene die de benodigde gebruikersaccounts aanvragen voor medewerkers die met de Wth-module gaan werken. 
- Gemeente: Check in je eigen gemeente wie de accountbeheerder is van Khonraad. Neem contact op met Khonraad als dit onbekend is.
- Politie en Veilig Thuis: benoemen een accountbeheerder en geven dit aan Khonraad door.

Bovenstaande gegevens AANLEVEREN VOOR 1-10-2026 via communicatie@khonraad.nl

▪ Accounts aanmaken
De accountbeheerder van de lokale gemeente, politie en Veilig Thuis kan via de online omgeving de benodigde gebruikersaccounts aanvragen voor medewerkers die met de Wth-module gaan werken.
Let op: Op de formulieren wordt een ingangsdatum gevraagd. Vul daar 1-10-2026 in. Vanaf dat moment komt de oefenomgeving beschikbaar. Het systeem wordt uiteindelijk op 1 januari 2027 operationeel.

3. Wat houdt de rol van accountbeheerder in?
De accountbeheerder regelt namens de organisatie de toegang tot Khonraad: accounts aanvragen, autoriseren, wijzigen en beëindigen. De rol is gratis.

4. Waar kan ik een aanvraagformulier krijgen?
Deze kun je als accountbeheerder zelf genereren in Khonraad via Account aanvragen. Lukt het niet, neem dan contact op met Khonraad via accounts@khonraad.nl.

5. Hoe werkt het aanvragen digitaal?
In het menu Account aanvragen kunt u een formulier genereren (personalia alvast invullen, opslaan als PDF of laten mailen naar de nieuwe gebruiker) én een ingevuld, ondertekend formulier direct indienen. Uw organisatie wordt daarbij automatisch ingevuld. Dit is de snelste en veiligste route — geen e-mail nodig.

6. Hoe snel wordt een aanvraag verwerkt?
Meestal binnen een halve werkdag, uiterlijk 2 werkdagen. Bij spoed: bel de servicedesk via 0900 5555544.

7. Hoe wijzig of beëindig ik een account?
Kleine wijzigingen zoals naam, functie, telefoonnummer of e-mailadres kunt u bij onze servicedesk doorgeven; die verwerken wij direct, zonder nieuw formulier. Alleen een rolwijziging die de toegang tot dossiers raakt, verloopt wél via een nieuwe (geautoriseerde) aanvraag. Beëindigen bevestigt u per email aan accounts@khonraad.nl (per vandaag of toekomstige datum, niet met terugwerkende kracht).
Accounts zijn strikt persoonlijk en niet overdraagbaar.

8. Mijn vraag over accountbeheer staat hier niet bij.
Voor formulieren en aanvragen kunt u ons mailen op accounts@khonraad.nl. Met alle andere vragen bent u bij onze servicedesk welkom, 24/7 bereikbaar via 0900-5555544.

9. Wat vraagt Khonraad van onze ICT-infrastructuur?
Khonraad biedt software as a service (SaaS). Dat betekent dat de software niet lokaal geïnstalleerd hoeft te worden maar online wordt aangeboden waarbij Khonraad al het beheer voor zijn rekening neemt.

10. Hoe gaat Khonraad om met indexering?
De indexering die Khonraad hanteert is op basis van de CPI van oktober van het voorgaande jaar. Er wordt eenmaal per jaar geïndexeerd en wordt in de factuur van de eerste kalendermaand van het nieuwe jaar toegepast. Zie ook algemene voorwaarden Khonraad.

11. Kun je behalve de verplichte documenten ook extra documenten uploaden?
Khonraad is een ketensamenwerkingsprogramma. De formele documenten zoals een RiHG of zorgadvies worden geüpload en zijn voor alle ketenpartners en de advocatuur te raadplegen. Buiten deze documenten kun je ook andere externe documenten als pdf uploaden en desgewenst notities
maken voor ketenpartners. Deze externe documenten en notities zijn niet inzichtelijk voor de advocatuur.

12. Hoe verloopt de facturatie?
De kosten voor de module Wth komen op één factuur met de kosten voor module Wvggz tenzij gemeenten anders aangeven voor 1 oktober 2026. De eenmalige kosten voor de implementatie Wth komen mee op de factuur van november.

13. Hoe ziet de planning eruit?
- Besluitvorming colleges:
zomer 2026
- Informatie aanleveren bij Khonraad:
juli – september 2026
- Oefenomgeving online:
oktober
- Online trainingsmomenten OB*:
12 oktober van 10.00-11.30h
2 november van 10.00-11.30h
- Online trainingsmomenten ZWB: 
26 oktober van 10.00-11.30h
9 november van 10.00-11.30h
- Start module:
1 januari 2027 
(*) Collega’s uit OB zijn ook welkom bij de momenten in ZWB en andersom.